Automatisation facturation secteur comptable : simplifiez vos tâches

L’automatisation de la facturation comptable est souvent absente des priorités dans un cabinet, où les journées sont rythmées par des obligations fiscales, des missions de conseil et des sollicitations croissantes des clients.

Pourtant, une part non négligeable du temps des équipes est toujours consacrée à des tâches répétitives, silencieuses, mais chronophages : générer les factures, les envoyer manuellement et relancer les paiements en attente.

Ces tâches passent souvent sous les radars. On les considère comme faisant partie du métier. Jusqu’au jour où elles deviennent un frein : surcharge administrative, erreurs, fatigue des équipes. Et si ce que l’on considère comme “normal” était en réalité un vrai goulet d’étranglement ?

I. La gestion manuelle des factures, un frein à l’automatisation de la facturation dans le secteur comptable

1. Un quotidien rythmé par des tâches chronophages 

Beaucoup de cabinets se reconnaîtront dans ce schéma :

• Une demi-journée, voire plus, pour éditer les factures client une par une ;
• Des relances qui s’empilent dans la boîte d’envoi, sans suivi précis ;
• Des oublis ou doublons qui nuisent à la relation client ;
• Des collaborateurs débordés par des tâches à faible valeur ajoutée ;
• Une visibilité très partielle sur ce qui est payé ou non.

Ces symptômes sont révélateurs d’un processus manuel dépassé et qui commence à impacter négativement sur le business.

2. Les coûts cachés des opérations répétitives

Pendant longtemps, ces actions étaient perçues comme incontournables. On pensait qu’il fallait les faire à la main, ou sur excel, avec rigueur et patience. Et lorsqu’un cabinet dispose de personnel expérimenté, les erreurs sont rares. 

Mais quand le volume augmente, la méthode montre ses limites. Passer de quelques clients à plusieurs dizaines, voire des centaines, change la donne. Ce qui était maîtrisé devient un cauchemar logistique. Les conséquences sont immédiates :

• Retards de facturation ;
• Allongement des délais d’encaissement ;
• Surcharge mentale des équipes ;
• Processus lourd, source de tensions internes.

Dans ce contexte, l’automatisation n’est plus un luxe mais une condition de performance.

II. Digitaliser la facturation avec BAAMTU : fluidité et gain de temps

1. Une solution complète  pour automatiser la facturation dans les cabinets comptables

C’est exactement dans cette optique que BAAMTU a conçu une solution simple, robuste et adaptée aux cabinets comptables, pour automatiser l’ensemble du cycle de facturation et de relance.

Voici concrètement ce que fait l’outil :

– Programmation des factures

Depuis le module « Factures programmées », l’office manager configure une fois pour chaque client les éléments de facturation. La date, le modèle de facture, les lignes à inclure… Tout est planifié pour que, chaque mois, la facture se génère et parte automatiquement, sans intervention.

– Envoi groupé des factures

Une fois la programmation effectuée, les factures peuvent être générées en masse et envoyées par mail en masse, avec des objets personnalisés et des pièces jointes automatiques. Plus besoin de copier-coller, ni de joindre manuellement les documents à chaque message.

– Relances automatiques personnalisées

Dans la configuration comptable, les niveaux de relance peuvent être définis selon les délais de retard. Par exemple :

• Relance douce à J+2 par email,
• Relance ferme à J+15 avec courrier et email,
• Courriers personnalisés par client ou par niveau de relance. Une fois configuré, l’outil vérifie automatiquement la date d’échéance des factures envoyées et pas encore payées, et déclenche automatiquement la relance. 

– Suivi des paiements

L’onglet « relances de paiement » permet de visualiser instantanément les factures à relancer. Le suivi des paiements est clair, accessible, et toujours à jour. L’utilisateur peut choisir de relancer certaines factures, d’en exclure d’autres, ou de laisser le système faire.

2. Les bénéfices de l’automatisation de la facturation pour le secteur comptable

Ce que montre l’expérience de nos utilisateurs, c’est qu’en quelques clics, on passe d’un processus manuel lourd à un système fluide, fiable et automatisé. Le gain est immédiat : plusieurs heures économisées chaque mois, moins d’erreurs, des encaissements plus rapides, et une meilleure qualité de service pour les clients du cabinet.

Automatiser, ce n’est pas déshumaniser.
C’est délester vos équipes des tâches répétitives, pour qu’elles se concentrent sur leur vraie valeur ajoutée.

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