Chatbot multilingue au Sénégal pour les démarches administratives

Au Sénégal, comme partout dans le monde, chaque citoyen a besoin de documents administratifs. A la naissance, il faut un acte de naissance, au décès c’est l’acte de décès, et entre les 2, c’est +700 documents ( carte d’identité, passeport, carte d’électeur, permis de conduire, etc. ). Cela pourrait avoir besoin de la part des services publics.

Accéder aux documents administratifs essentiels reste un véritable défi pour une grande partie de la population. Les citoyens doivent souvent se déplacer sur plusieurs guichets, patienter longtemps et comprendre un français administratif complexe. 

Dans ce contexte, Baamtu a présenté au LLAMA Impact Accelerator de Meta un assistant conversationnel multilingue. La vision de ce projet est de permettre à tous les citoyens d’accéder facilement aux services, quelle que soit leur localisation. Ils pourront interagir avec un assistant conversationnel pour suivre la procédure d’obtention des documents dont ils ont besoin. L’outil fonctionne dans plusieurs langues, notamment le wolof, le peulh, le sérère ou le diola.

I. Enjeux des démarches administratives au Sénégal 

Les démarches administratives au Sénégal sont chronophages et difficiles. Les citoyens doivent souvent se déplacer sur plusieurs guichets, attendre longtemps et comprendre un français administratif complexe. Ces obstacles ont des impacts directs : retards dans les études, carrières ralenties et difficultés à accéder à des droits fondamentaux.

1. Barrières linguistiques et accessibilité

La plupart des documents et formulaires sont en français, langue que moins de la moitié de la population maîtrise pleinement alors que le taux d’alphabétisation est de 56,9% (en 2021), avec une tendance plus élevé plus élevé en milieu urbain (70,2%) qu’en milieu rural (42,1%).Cette situation contraint souvent les citoyens à recourir à des intermédiaires pour remplir ou obtenir certains documents, ce qui entraîne des coûts supplémentaires.

2. Dysfonctionnements administratifs et gestion archaïque

Les retards sont accentués par des grèves, des absences de personnel ou des pannes informatiques fréquentes. La gestion des archives reste largement manuelle, ce qui complique la recherche des documents et augmente le risque de perte,de détérioration, et de fraude.

3. Infrastructures insuffisantes et coûts indirects

De nombreux bureaux administratifs sont vétustes ou saturés, compliquant l’accueil du public, et surtout les personnes à mobilité réduite. Par ailleurs, les citoyens doivent souvent recourir à des intermédiaires pour accélérer les démarches, ce qui alourdit le coût total d’obtention des documents.

II. Solution pour les démarches administratives : le chatbot multilingue

1. Fonctionnalités et technologies

Pour répondre aux difficultés identifiées, Baamtu a développé un assistant conversationnel multilingue. Il comprend et répond en français ainsi que dans les langues locales sénégalaises, comme le wolof, le peul ou le sérère. Cette solution utiliserait des technologies avancées de grands modèles de langages ( LLM ) comme Llama.

Le chatbot intègre plusieurs modules clés :

• Détection d’intention : comprend précisément la demande de l’utilisateur.
• Génération de réponses (NLG) : fournit des instructions claires et pertinentes.
• Reconnaissance vocale (Speech-to-Text) : permet de poser des questions oralement.
• Synthèse vocale (Text-to-Speech) : restitue les réponses de manière audible.
  

Grâce à cette architecture multicanale, le chatbot peut être utilisé via mobile, web ou whatsapp, garantissant une accessibilité maximale, même pour les personnes vivant en zones isolées ou ayant des difficultés de mobilité.

2. Démonstration et usage concret du chatbot destiné aux papiers administratifs

Nous pouvons donc citer des exemples de tâches qui sont simplifiées avec le chabtot dédiés aux papiers administratifs : 

• Lorsqu’on demande comment obtenir un bulletin de naissance, le chatbot indique immédiatement les services compétents, tels que les représentations diplomatiques ou consulaires du Sénégal.
  
• Une question sur l’obtention d’une carte nationale d’identité génère une réponse claire et conforme aux procédures officielles.
• Le chatbot peut également demander un document d’authentification (par exemple, une image de carte d’identité), interagir directement avec les systèmes du ministère concerné pour vérifier les informations, puis renvoyer le document administratif demandé (comme un extrait de casier judiciaire) directement à l’utilisateur, après validation.

Ces interactions démontrent que l’assistant conversationnel ne se limite pas à fournir des informations génériques. Il répond avec exactitude aux demandes concrètes des citoyens, tout en simplifiant le parcours administratif.  Ainsi, il contribue à l’inclusion sociale, facilite l’accès aux services publics.

3. Le chatbot multilingue de Baamtu, IA éprouvée avec plus de 50 000 utilisateurs

Le chatbot multilingue s’appuierait sur Kàllaama, une suite de solutions IA développée par Baamtu depuis 2018. Elle a déjà été utilisée dans des secteurs tels que la santé et la finance. Grâce à un entraînement spécifique et à un fine-tuning ciblé, le chatbot comprend avec précision les requêtes des utilisateurs et fournit des réponses fiables.

À ce jour, plus de 50 000 utilisateurs ont interagi avec des solutions basées sur Kàllaama, ce qui démontre la robustesse et la pertinence de la technologie dans des contextes réels.