La dématérialisation des procédures est essentielle pour améliorer l’efficacité des processus métier. Pourtant, de nombreuses organisations fonctionnent encore avec des circuits manuels, des tâches redondantes et un manque de visibilité sur leurs flux opérationnels.
Face à ces défis, une solution de digitalisation et d’automatisation des processus devient essentielle. Grâce à des outils comme Odoo, il est possible de dématérialiser les processus, d’améliorer la traçabilité et d’éliminer les tâches à faible valeur ajoutée. L’enjeu n’est plus seulement de moderniser, mais de simplifier les opérations pour un pilotage optimal et une prise de décision rapide.
I. Les limites des processus actuels : un obstacle à la performance
Dans un monde où la rapidité d’exécution et la fluidité des opérations sont devenues des impératifs stratégiques, de nombreuses organisations restent entravées par des processus inefficaces.
Pourtant, l’inefficience ne se traduit pas toujours par des goulets d’étranglement évidents. Elle se glisse insidieusement dans le quotidien des organisations sous forme de tâches redondantes, de validations à rallonge, de doublons administratifs ou d’un manque de visibilité sur les flux opérationnels.
1. Les processus manuels : un archaïsme coûteux et risqué
Dans bien des organisations, la gestion des flux repose encore sur un enchaînement de tâches manuelles, orchestrées par des échanges de mails, des fichiers Excel disséminés et des validations dépendant de la disponibilité des responsables.
Ce mode opératoire présente souvent plusieurs failles :
- Un ralentissement opérationnel majeur : L’absence de l’optimisation des workflows allonge les délais de traitement et entraîne des relances répétitives, impactant l’efficacité globale. allonge les délais de traitement et entraîne des relances répétitives, impactant l’efficacité globale.
- Un risque d’erreur accru : Avec la ressaisie d’informations à chaque étape, les incohérences et les oublis se multiplient, mettant en péril la fiabilité des données.
- Une traçabilité quasi inexistante : Impossible de savoir en temps réel où en est un dossier, qui doit agir et quel est le prochain jalon.
À l’heure où l’agilité est clé, continuer à fonctionner ainsi, c’est accepter de freiner sa propre compétitivité.
2. Les processus semi-manuels : une illusion de modernité
Conscientes des limites des approches 100 % manuelles, certaines organisations ont amorcé une transition en digitalisant partiellement leurs processus. Elles introduisent des formulaires en ligne, utilisent des outils collaboratifs comme Google Drive, SharePoint ou Trello, et s’appuient sur des solutions CRM et ERP cloisonnées.
Si ces outils apportent une amélioration ponctuelle, ils ne résolvent pas le problème fondamental de fragmentation des processus :
- Les systèmes ne communiquent pas entre eux : L’optimisation des workflows est entravée par un manque de communication entre les systèmes. Un document validé dans un outil doit être ressaisi ailleurs, créant des ruptures dans la chaîne opérationnelle.
- L’automatisation est limitée et hétérogène : Certaines étapes restent dépendantes d’interventions humaines, ce qui empêche une accélération fluide des flux de travail.
- Le reporting et le pilotage sont déficients : sans unification des flux, il est impossible d’avoir une vision consolidée des opérations en temps réel sans faire un travail de récupération et de manipulation des données
Le résultat en est qu’une fausse sensation de modernisation alors que les gains de productivité restent marginaux.
3. Les processus automatisés mais dispersés : quand la technologie devient un labyrinthe
Certaines organisations ont franchi le cap de l’automatisation, mais en empilant les solutions sans réelle harmonisation. Un logiciel pour la gestion documentaire, un autre pour le processus de validation, un troisième pour la facturation, un quatrième pour le suivi client… Autant d’outils spécialisés, performants individuellement, mais déconnectés les uns des autres.
Les conséquences sont immédiates :
- Une complexité accrue : Chaque employé doit jongler entre plusieurs interfaces, multipliant les risques d’erreur et la charge mentale.
- Un besoin constant de ressaisie et d’intégration : Faute d’interopérabilité native, les services IT doivent multiplier les connecteurs et scripts de synchronisation.
- Un manque de visibilité globale : Avec des données dispersées, les directions peinent à obtenir des tableaux de bord fiables et consolidés.
Plutôt que d’accélérer la transformation digitale, ce millefeuille technologique devient un frein à l’efficacité et à la prise de décision rapide.
II. Un outil de digitalisation des processus sur Odoo : structurer et automatiser les opérations
La dématérialisation des procédures avec est une démarche qui vise à améliorer l’efficacité opérationnelle en remplaçant les circuits manuels ou dispersés par un système structuré et centralisé.
En tant que partenaire technique et expert d’Odoo, BAAMTU a développé un outil pour répondre à ce besoin, permettant d’organiser les flux de travail, de suivre les différentes étapes des processus et d’automatiser certaines tâches récurrentes.
1. Une gestion organisée des processus métier avec Odoo
Dans un environnement numérique, un processus est un ensemble d’étapes interconnectées, impliquant différents acteurs et documents.
La solution que nous avons développé permet de :
- Modéliser les étapes du processus : chaque flux est structuré en différentes phases, avec une définition claire des actions attendues.
- Définir les délais de traitement : chaque étape peut être associée à une durée maximale pour assurer un suivi rigoureux.
- Déclencher des actions automatiques : certaines opérations sont exécutées automatiquement en fonction d’un événement (ex. soumission d’un formulaire, validation d’une étape).
- Gérer les documents associés : génération, stockage et transmission de fichiers dans un espace numérique centralisé.
- Notifier les parties prenantes : envoi d’alertes aux utilisateurs concernés pour garantir le respect des délais et éviter les blocages.
2. Un suivi en temps réel et une meilleure traçabilité avec Odoo
L’un des enjeux majeurs de la digitalisation est de garantir un suivi précis des processus en cours. L’outil permet :
- D’accéder à un tableau de bord pour afficher l’état d’avancement des processus en temps réel.
- D’identifier rapidement les points de blocage et les retards éventuels.
- D’historiser chaque action effectuée, facilitant ainsi la traçabilité et l’audit des opérations.
3. Une interaction simplifiée pour les utilisateurs internes et externes avec Odoo
Un processus implique souvent plusieurs acteurs, qu’ils soient internes (collaborateurs, responsables) ou externes (clients, partenaires). L’outil offre :
- Une interface accessible aux utilisateurs internes pour gérer leurs tâches et suivre l’état des dossiers.
- Un portail externe permettant aux parties prenantes de soumettre des demandes et de suivre leur traitement.
4. Sécurité et conformité dans la gestion des processus avec Odoo
La gestion des processus implique le traitement de données sensibles et de documents officiels. Pour garantir la conformité et la sécurité des échanges, la solution intègre :
- Un contrôle des accès : chaque utilisateur dispose d’autorisations spécifiques selon son rôle.
- Une traçabilité des actions : toutes les interactions avec le système sont enregistrées.
- Un archivage structuré des documents : stockage centralisé et sécurisé des fichiers.
Investir dans une solution d’automatisation adaptée, comme Odoo, permet non seulement d’optimiser les opérations quotidiennes, mais aussi de créer un environnement plus structuré et propice à l’innovation. La question n’est plus de savoir si la transformation est nécessaire, mais comment la mettre en place de manière cohérente et durable.
Depuis 2008, nous sommes partenaires de Odoo au Sénégal, nous avons déployé au sein d’odoo un outil de workflow pour plusieurs organisations .
III. Découvrez le le logiciel de gestion personnalisé par Baamtu
Vous voulez faire passer votre entreprise à la vitesse supérieure ? Parlons de la manière dont notre outil de gestion pour la dématérialisation des procédures au sein d’Odoo peut transformer votre gestion quotidienne : CLIQUEZ ICI !
Nous avons précédemment rédigé un article sur les outils configurables destiné aux équipes métiers déterminant pour une intégration odoo réussie : CLIQUEZ ICI !
Si vous souhaitez recevoir nos prochaines actualités : CLIQUEZ ICI !
French 
English